Sabtu, 05 November 2011

Pertimbangan membeli software akuntansi


Keputusan untuk menggunakan atau membeli sebuah software akuntansi / keuangan memerlukan komitmen dan investasi. Hal pertama yang harus dipertimbangkan dalam membeli software akuntansi adalah menentukan anggaran – berapa dana yang Anda siapkan untuk membeli software akuntansi. Ini akan membatasi pilihan Anda, karena pada umumnya software akuntansi dengan kemampuan yang tinggi dibandrol dengan harga yang tinggi pula.

Karena merupakan keputusan bisnis yang sangat penting, Anda harus yakin dengan kenyataan dan membandingkan software akuntansi sebelum membelinya. Tentu saja Anda tidak ingin membeli software akuntansi dan kemudian baru diketahui software tidak mampu menangani bisnis Anda yang tengah tumbuh. Atau Anda terjebak membeli software yang murah dan kemudian baru menyadari untuk upgrade agar bisa memenuhi level efektivitas bisnis Anda. Dan tentu saja Anda tidak ingin membeli software tanpa adanya dukungan yang memadai.

Pertanyaan lainnya adalah apakah software user friendly. Untuk membatasi waktu yang tidak diperlukan dalam pelatihan staf Anda dalam mengoperasikan software, maka harus sederhana dalam penggunaannya. Cek kemudahan terkait dengan instalasi awal; set up; dan navigasi. Pertimbangan berikutnya adalah menanyakan apakah software memiliki seluruh modul akuntansi dan laporan yang dibutuhkan saat ini dan saat berkembang di kemudian hari.

Tapi lebih bijak untuk menginvestasikan software yang lebih mahal dengan fitur yang bisa dikembangkan saat bisnis Anda sedang tumbuh. Perbedaan terpenting antar software adalah support yang ditawarkan. Saat membandingkan software akuntansi, cari tahu jika software yang Anda pertimbangkan menawarkan dukungan purna jual, seperti layanan telepon bebas pulsa bahkan online support? Semua ini merupakan pertimbangan saat Anda membandingkan software akuntansi.

Beberapa tips agar anda tidak salah pilih dalam membeli software kompuerisasi akuntansi sebagai berikut :

  1. Mintalah presentasi tentang software yang akan anda beli dari penyedia software apabila memungkinkan.
  2. Mintalah software demo atau download software demo beserta user’s guide-nya apabila situs penyedia software tersebut menyediakan.
  3. Periksalah kelengkapan menu yang anda butuhkan, misalnya pembelian, penjualan, laporan-laporan, akuntansi, gudang, manajemen produk, online antar cabang dan analisa yang disediakan software tersebut.
  4. Cobalah fasilitas-fasilitas tersebut sesuai petunjuk penggunaan yang diberikan, pastikan semua berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan anda.
  5. Periksalah database yang digunakan software tersebut, karena database sangat menentukan kemampuan penyimpanan dan pengolahan data anda. Pilihlah database handal yang mampu mengolah data sangat besar.
  6. Jika anda ingin berhemat pilihlah database free (tidak berbayar) dan jangan sekali-kali memilih database ilegal yang nantinya merepotkan anda ketika terjadi sweeping.
  7. Pastikan bahwa anda akan mendapatkan harga software yang lebih murah jika anda hanya membutuhkan sebagian fasilitas yang disediakan, sehingga anda tidak perlu membayar fasilitas yang tidak anda butuhkan.
  8. Pastikan software tersebut sudah dirilis lama dan dipakai oleh banyak perusahaan, hal ini sebagai salah satu indikator kecilnya bug (error), bila perlu anda tanyakan kepada beberapa pengguna software tersebut tentang kehandalannya.
  9. Pastikan bahwa software tersebut dapat terus diupgrade dengan mudah setiap keluar versi terbaru. Tanyakan juga tentang prosedur upgrade beserta biayanya.
  10. Tanyakan layanan purnajual yang anda dapatkan, karena anda akan memakai software tersebut dalam waktu yang relatif lama.
  11. Tanyakan batasan, layanan dan jangka waktu garansi software yang anda dapatkan.
  12. Tanyakan adakah Main Dealer atau Service Center dikota / di daerah anda.
  13. Jika tidak ada Main Dealer/Service Center dikota/didaerah anda, tanyakan apakah penyedia software bisa melakukan service jarak jauh apabila terjadi kendala dalam pemakaian.

Dewasa ini banyak usaha kelas menengah dan kecil mulai sadar akan perlunya software akuntansi dalam mendukung usahanya, tapi mereka terbentur oleh kekhawatiran akan mahalnya investasi di program dan error yang sering muncul.

Untuk menghasilkan suatu produk aplikasi akuntansi yang berkualitas, testing adalah tahap yang harus dilalui. Proses testing mulai dari integritas antar modul didalam sistem, tampilan yg sederhana dan navigasi menu yang mudah, hingga kecepatan proses pengolahan data bisnis, alur proses bisnis yg benar dll semuanya memerlukan waktu yang tidak singkat dan penelaahan yang tak kunjung henti untuk bisa menghasilkan aplikasi yg sesuai harapan..

Masalah pencatatan pembukuan atau akuntansi biasanya sedikit terabaikan ketika seseorang mulai mendirikan sebuah usaha perdagangan. Sering kali pencatatannya masih dilakukan secara manual meskipun sudah memakai perangkat komputer. Hal tersebut dapat dimaklumi mengingat fokus utamanya terletak pada bagaimana agar roda usaha yang baru dibangun bisa tetap berputar.

Namun, seiring dengan kemajuan usaha perdagangan tersebut, pencatatan secara manual tidak akan lagi memadai untuk memonitor kegiatan sebuah usaha. Penagihan atau invoice kepada pelanggan yang semakin banyak akan memerlukan penanganan ekstra. Selain itu, dengan beragam jenis barang yang ditawarkan, tentunya akan banyak pula harga yang harus diingat. Hal ini penting untuk menghindari kesalahan penagihan.

Di samping itu, Anda juga perlu mengawasi jumlah dan jenis barang yang masih tersedia. Persediaan barang harus selalu dipantau sehingga order pembelian dapat dilakukan untuk mengisi persedian barang yang hampir habis. Hal ini perlu Anda lakukan agar semua pembeli yang datang dengan mudah mendapatkan barang yang diinginkan. Dengan demikian kepuasan pelanggan yang datang ke toko Anda akan terpenuhi.

Oleh karenanya, sebuah aplikasi akuntansi sangatlah diperlukan untuk memonitor kegiatan usaha tersebut. Keuntungan yang dihasilkan pun dapat segera dipantau. Jumlah uang yang berada di kas kecil ataupun di bank bisa dilihat sekaligus dibandingkan dengan buku rekening bank yang terkait. Lebih dari itu, Anda pun dapat mengetahui tagihan yang telah jatuh tempo agar dapat segera mengambil tindakan. Hal-hal tersebut merupakan sebagian kecil dari kegiatan memonitor sebuah usaha perdagangan.

Berbagai macam aplikasi akuntansi beredar di pasaran, baik yang dikembangkan oleh putra-putri Indonesia maupun mancanegara. Segmennya cukup beragam. Ada yang diperuntukkan bagi kalangan perusahaan besar hingga usaha kecil dan menengah. Harganya pun bervariasi, tergantung kelengkapan modul yang ditawarkan.

Jika Anda memiliki kemampuan dan dana lebih, membuat sekaligus merancang program akuntansi sendiri merupakan pilihan yang menarik. Tentunya, ini membutuhkan waktu yang lebih panjang, tetepi Anda akan mendapatkan hasil yang sesuai dengan kebutuhan. Akan tetapi, bukan tidak mungkin akan terjadi kegagalan dalam pengembangannya. Pada saat ini bisa dipastikan tidak ada aplikasi akuntansi dipasaran yang dapat memenuhi semua kebutuhan pemakainya.

Melihat semakin pesatnya ragam aplikasi akuntansi, tidak dapat dipungkiri bahwa ini memberikan lebih banyak pilihan kepada masyarakat. Keunggulan tiap aplikasi tentu saja bisa menjadi pertimbangan untuk diterapkan ke dalam usaha perdagangan yang akan Anda jalankan. Namun, harus diperhatikan pula jenis usaha yang dijalankan. Tentunya akan berbeda antara satu jenis usaha dengan jenis usaha lainnya, misalnya jenis usaha toko minimart dibandingkan dengan usaha reparasi kendaraan bermotor jelas berbeda.

Ada Beberapa keunggulan yang perlu anda perpertimbangkan sebelum membeli aplikasi diantaranya adalah:

Kemudahan instalasi
Suatu aplikasi haruslah mudah untuk di instalasi , instalasi yang rumit bisa membuat penguna strees dan enggan unutk menggunakan aplikasi , mereka berpikir kalau instalasinya saja susah apalagi pakainya.

Spesifikasi hardware yang relatif rendah
Aplikasi yang membutuhkan spesifikasi komputer yang terlalu tinggi bisa membuat pemakai harus mengganti semua perangkat kerasnya dan ini berarti tambahan biaya untuk pemblian komputer baru dan instala jaringanya. Jika spek yang dibutuhkan aplikasi sedang sedang saja komputer pentium 3 pun bisa dijadikan untuk client untuk entry data untuk file server bisa menggunakan pentium 4 atau lebih jika anggaran mencukupi.

Software Akuntansi dengan Menu bahasa Indonesia
Software yang menggunakan bahasa Indonesia lebih mudah untuk dimengerti daripada yang berbahasa inggris karena kebayakan masyarakat Indonesia kemampuan bahasa inggrisnya lemah walaupun mereka lulusan SLTA.

Kemudahan backup dan restore data
Penyimpanan data bisa dilakukan ke dalam flash disk atau hardisk secara mudah , flashdisk bisa dijadikan sarana penyimpanan karena daya tampungnyapun sekarang besar sehingga bisa dijadikan sarana untuk backupdata.

Modul cukup lengkap dan terintegrasi
Aplikasi harus memiliki modul yang cukup lengkap dan terintegrasi. Di dalamnya terdapat beberapa modul, seperti penawaran, penagihan, purchase order, hingga modul penerimaan barang. Modul purchase order ditujukan untuk pemesanan barang kepada rekanan dan supplier. Apabila barang yang dipesan telah tiba, proses selanjutnya yang dapat dilakukan adalah menerima barang. Proses penerimaan barang ini akan menimbulkan jurnal akuntasi dan penambahan stok. Setiap penerimaan barang yang dilakukan akan memiliki nomor tersendiri sehingga mudah dilacak.modul harus terintegrasi sehingga tidak diperlukan reentry data / atau pemasukan ulang data pada bagian lain.

Multi User dan hak akses
aplikasi akuntansi haruslah multi user sehingga bisa digunakan oleh usaha kecil dan menengah (UKM) minimal hingga lima komputer atau lima user. Tiap user bisa dibatasi hak aksesnya. Misalnya, kasir hanya bisa mengakses modul point of sales. User tertentu bisa dibatasi pula hak aksesnya terhadap berbagai laporan terkait, misalnya tidak bisa melihat laporan laba rugi, neraca, piutang, dan sebagainya.

Jenis laporan cukup lengkap
Semua transaksi yang telah dilakukan akan berujung pada laporan. Dari laporan inilah semua transaksi dapat Anda pantau. Selain laporan keuangan, seperti neraca dan laba rugi,aplikasi juga harus dapat membuat laporan yang cukup lengkap, seperti laporan umur utang, piutang, penjualan berdasarkan salesman, stok, dan sebagainya. Namun, tidak dipungkiri bahwa setiap aplikasi juga memiliki beberapa kekurangan.

Fasilitas kontrol penjualan kredit yang handal
Program aplikasi harus bisa melakukan verifikasi atas kelayakan kredit untuk setiap order penjualan yang masuk berdasarkan catatan kredit yang ada di komputer . untuk pelanggan baru komputer harus bisa menetapkan batas kredit maksimum untuk meminimalisasi piutang yg tak tertagih.

0 komentar:

Poskan Komentar